Cómo hacer una conferencia web, sin morir en el intento

Una conferencia web o webinar es aquella que se celebra de forma online y que tiene como propósito el comunicar, transmitir o capacitar a  personas que se encuentran en diversos lugares o incluso en países distantes.

¿Qué es un webinar? 

Actualmente las empresas o instituciones educativas están implementando este tipo de conferencias online (web conferencing) para hacer llegar a un mayor número de personas tanto conocimientos como acuerdos. Mediante este tipo de recursos computaciones es posible acotar distancias, disminuir tiempos y por supuesto costos.

Tradicionalmente si una empresa quería capacitar a sus empleados, estos tenían que trasladarse hasta el lugar de la instrucción, invirtiendo para ello: inscripción a los cursos, tiempo de traslado, gastos de alimentación y hospedaje, añadiendo a lo anterior los riesgos del viaje: como robos, enfermedades, etc. Solo para una o dos horas de enseñanza.

Con la conferencia web digital se ahorra un noventa y cinco por ciento de los gastos anteriores, en ocasiones hasta el cien por ciento, ya que hay muchos webinars gratis, algunos otros tienen solo los costos de inscripción.

Servicios de conferencia web gratis a través de internet y en tiempo real 

Desde el punto de vista empresarial o institucional el organizar con éxito una conferencia web es una actividad fundamental para el logro de sus objetivos: capacitación, investigación o divulgación del conocimiento. Para hacer reuniones online se pueden utilizar las siguientes herramientas:

• Team Viewer presentaciones online.
• Adobe Connect.
• Go To Meeting.
• Mikogo. 
• Prezi.
• WebEx Cisco System.
• DimDim Web Meeting para Moodle. 

Comparativa breve de software para videoconferencias web

Si lo que se requiere es un evento formal de carácter empresarial, lo mejor es utilizar WebEx de Cisco System, ya que ofrece el respaldo de la marca de servidores así como su velocidad. Además es posible seguir la actividad (multi portable) mediante dispositivos móviles como Ipad, Iphone y Smartphones. Las sesiones se realizan bajo doble protección,

Uno de los principales inconvenientes de esta herramienta es que su interfaz es un tanto rígida y que requiere de usuarios con conocimiento en TI. Por ejemplo: para entrar a una sesión, el usuario debe de darse de alta y mediante confirmación por email acceder a la misma. Lo anterior evento tras evento, lo que resulta un tanto cansado en casos como seminarios o congresos online.

Esta aplicación se puede considerar de las más caras: 60 dólares al mes en eventos con 25 asistentes. Se pueden conectar más, solo que se paga adicional por participante.

Cómo usar WebEx.

Adobe Connect para e-learning o meeting online

Mientras tanto Adobe Connect es un software un tanto más simple, ligero y fácil de instalar, pero esto no quiere decir que sea de menos potencia, ofrece más recursos acorde a las necesidades de los clientes y las cuotas mensuales - anuales son menores que las de WebEx (45 dólares al mes por 100 asistentes simultáneos). Para acceder a las sesiones solo es necesaria la URL de la reunión y claro está, anteriormente se debe de estar registrado en el evento.

Como es un software basado en flash no son necesarios tantos plug-ins o activeX, como los de su más cercano competidor. Se dice de él que es una herramienta potente, simple y acorde a lo que se paga por el servicio.

Cómo usar Adobe Connect

Cómo hacer una conferencia web con Go To Meeting

Esta herramienta se considera de las más simples para realizar este tipo de sesiones online, no ofrece la versatilidad de Adobe Connect ni la potencia de WebEx, pero cumple perfectamente el objetivo de transmitir y divulgar conocimiento.

Su interfaz es simple y amigable, no requiere de grandes conocimientos, lo cual resulta atractivo tanto para los conferencistas como para los participantes. Las tarifas son planas, sin límites de duración o participantes; las conferencias de voz y teléfono reducen aún más los costes. Posee un tipo de cifrado de seguridad interno que garantiza la confidencialidad de las sesiones, lo anterior sin que el usuario tenga que hacer más nada.

Cómo planear una conferencia web satisfactoria

Para realizar este tipo de actividades es necesario una adecuada planeación previa que incluya lo siguiente:

• Analizar el tipo de evento que se quiere realizar (divulgación, capacitación, instrucción, reunión).
• Establecer la conferencia a transmitir o el conjunto de ellas. Lo anterior se logra contactando al expositor o bien convocándolos a participar.
• Determinar el número de participantes.
• Concretar la fecha en que se llevará a cabo el evento. Esto podrá variar dependiendo del tipo de actividad (de 3 meses de anticipación a 15 días).
• Contratar el servicio de la herramienta a utilizar (depende del tipo del evento).
• Diseñar la campaña de mercadotecnia para la divulgación del evento.
• Establecer fechas para llevar a cabo ensayos (sede y conferencistas).
• Durante el evento, llevar el control de los asistentes a las conferencias web y solventar problemas de conectividad.
• Después del evento, enviar emails de agradecimiento por la participación y las constancias de asistencia, estas pueden conseguirse en sitios como Deeplom, sitio en el cual pueden generase los certificados online.
• Dado que al momento de incluirse al evento el usuario proporcionó su dirección electrónica, es posible mantenerlo actualizado sobre futuras actividades.

A continuación algunos ejemplos de herramientas online:

Cómo hacer un Curriculum Vitae

Cómo hacer videoconferencias gratis