Plan de negocio, ABC para su elaboración

Montar una empresa no tiene que ser un asunto complicado y requerir de grandes cantidades de dinero. Saber qué hacer y cuándo es lo importante.

Un negocio seguro es aquel que cuenta con una base fundamental y prevé cualquier contingencia que se pueda presentar aún antes de ponerlo en marcha.

Emprender un negocio en México

“Más del 60% de las nuevas empresas fracasan antes de cumplir los dos años de operación”, estas son cifras del Observatorio Pyme (Pequeña y Mediana Empresa) de la Secretaría de Economía en México.

"Mucha gente primero renta el local donde se va a instalar y luego se preocupa por el plan de negocios", comenta Jorge Enrique Velarde, Director General del Centro de Innovación Empresarial para los Servicios Corporativos, del Tecnológico de Monterrey, Campus Santa Fe. "Sin misión y visión, no se llega a ningún lado", afirma el académico.

Negocio con futuro



Es aquel que sabe a ciencia cierta cuales son sus expectativas de crecimiento a corto, mediano y largo plazo. Conoce perfectamente su flujo financiero diario, su competencia así como sus fortalezas y debilidades en el mercado.

¿Cómo hacer un plan de negocio?

Este documento es de vital importancia para la permanencia y éxito de cualquier negocio rentable, no es complicado de elaborar y en ocasiones es necesario de la asistencia de personal especializado.

Un plan de negocio ejecutivo no debe de llevar más allá de 15 páginas, este documento es el que se presenta normalmente ante una institución bancaria a fin de buscar financiación. Actualmente existen planes para apoyar tanto a una empresa nueva como a una ya constituida.

El documento en extenso del plan de negocio, se presenta cuando la institución bancaria quiere abundar en más información y es una fuente permanente para la toma adecuada de decisiones.

La elaboración de este plan no es exclusivo de los negocios nuevos, una vez llegado a los límites de la proyección, se debe de realizar uno actual y es necesario un adecuado seguimiento a objetivos.

Las partes que lo conforman son las siguientes:

Crear un negocio

Definir y justificar la idea emprendedora debe ser algo primordial, el no tener una idea clara de lo que se quiere ocasiona la quiebra de muchos negocios. Los puntos a seguir son:

• Definir el tipo de empresa de nueva creación, su ámbito y características.
• Desarrollar los objetivos a seguir, considerar que estos deben ser medibles, cuantificables y alcanzables.
• Establecer la misión, la visión y los valores que la empresa de nueva creación seguirá.
• Justificar plenamente su inclusión en el mercado.
• Desarrollar un análisis FODA (Fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas).
• Definición de la cantidad de empleados así como el currículum vitae de cada uno de ellos.

Plan de marketing

En esta fase del plan de negocio se analiza completamente el mercado en el cual se pretender incluir a la empresa, conocer la ventaja competitiva que se tiene sobre el entorno proporciona seguridad y éxito. Sus actividades son las siguientes:

• Definir, desarrollar y aplicar técnicas para el acopio de información necesarias para conocer el mercado de penetrar. Dependiendo de él se seleccionarán entrevistas, encuestas, cuestionarios, muestreos u observación.
• Basado en lo anterior segmentar el mercado dependiendo de las características del negocio.
• Determinar el tipo de producto a comercializar.
• Realizar un análisis de la oferta y de la demanda, así como su correspondiente análisis de precios. Esta determinación es muy importante y es el centro del plan de marketing, ¿qué y cuánto es lo que el mercado demanda?, ¿la empresa puede satisfacer esa demanda? y ¿cuál es el precio adecuado de acuerdo al entorno?
• Determinar los canales de distribución mediante los cuales el producto será enviado a los clientes.
• Seleccionar el tipo de servicio al cliente, en sitio o vía e-commerce, así como sus correspondientes garantías.

Estudio técnico de la organización

Aquí se evalúa la ubicación y las características propias de los productos a comercializar por la organización de nueva creación. Sus características son las siguientes:

• Determinación de la ubicación del negocio a montar.
• Características físicas y técnicas del local a rentar. Cuestiones como medidas, estado de paredes, techos, pintura, sonorización, conexión eléctrica, adecuaciones, etc.
• Determinación del proceso de producción y sus propiedades técnicas.

Gestión financiera

Siempre es importante saber cuánto dinero se requiere para abrir un negocio nuevo, pero para esto es necesario analizar hasta el más mínimo detalle para no olvidar absolutamente ningún pago o gasto por realizar. Los puntos a desarrollar son:

• Análisis de egresos o flujo de pagos.
• Análisis de ingresos o flujo de caja.
• Cronograma de inversiones.
• Aplicación de depreciaciones y amortizaciones.
• Determinación de utilidades y capital de trabajo.
• Determinación del punto de equilibrio.
• Realización de estados financieros y balance general.
• Proyección de estados financieros proforma mínimo a dos años, aplicando para esto el factor de la inflación o el índice nacional de precios al consumidor.

Gestión económica

El análisis de esta fase tiene como objetivo determinar la viabilidad financiera que tiene la empresa dentro del entorno donde pretende incluirse. Económicamente hablando que tan fuerte es con respecto a su principal y más cercana competencia. Los puntos a desarrollar son:

1. Análisis de sensibilidad.
2. Evaluación, aplicación y proyección:

• Del VPN (Valor presente neto).
• De la TIR (Tasa interna de retorno).
• Del apalancamiento operativo y financiero.
• Del cálculo de la rentabilidad de la inversión

Con todos estos elementos se garantiza que el negocio nuevo no solo sobreviva por los dos años que marca la Secretaria de Economía en México como la frontera entre el éxito y el fracaso, sino que se mantenga y supere las expectativas de su creación, aunado a lo anterior, se asegura un éxito financiero.

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MS Project, software de gestión de proyectos

Desde un curso de verano hasta un proyecto completo y formal, esta aplicación informática puede ser la diferencia entre el éxito y el fracaso.

Siempre se espera tener éxito en todos los proyectos que se emprenden, pero la realidad es completamente diferente, al final las personas se preguntan ¿Qué fue lo que pasó? ¿Qué fue lo que no consideraron?¿Por qué a pesar de haber empezado con un capital terminaron teniendo pérdidas monetarias?

La respuesta a las anteriores interrogantes se resuelven de manera sencilla: no se realizó una adecuada planificación y seguimiento del proyecto emprendido.

Definición de proyecto



Según el Project Management Institute (PMI) un proyecto es: “Una tarea temporal desarrollada para crear un producto o servicio único. Temporal quiere decir que cada proyecto tiene un comienzo definitivo y una terminación definitiva. Único quiere decir que el producto o servicio es diferente de alguna manera distintiva de todos los proyectos o servicios similares”.

Objetivo de la gestión de proyectos

Antes de empezar un proyecto el usuario debe hacerse las siguientes cuestiones: ¿Qué se quiere hacer?, ¿cómo se quiere hacer?, ¿cuándo se necesita hacer?, ¿qué cantidad de recursos es con los que se cuenta para iniciar actividades? y ¿en qué plazo es necesario cumplir la actividad?

Basándose en las anteriores interrogantes, el usuario deberá de plantearse objetivos generales y específicos, no olvidando que estos, deben ser medibles, cuantificables y alcanzables.

Estos objetivos deberán satisfacer y exceder las necesidades y expectativas de los usuarios a los cuales va dirigido el proyecto.

Opciones informáticas para la planificación de proyectos

En el mercado existen muchas opciones para realizar esta activad, una de las más sencillas y que viene unida a la suite de MS Office y se llama Microsoft Office Project. Este software aplica procedimientos descritos en el PmBok (órgano de gestión del conocimiento) del PMI (Project Management Institute).

Es una aplicación fácil de manejar, de interfaz intuitiva que permite generar, desarrollar y seguir las actividades de un proyecto, sea de aplicación sencilla, como bien podría ser un curso de verano, una fiesta infantil, la administración del hogar; o bien toda una aplicación formal, como la construcción de una casa, el desarrollo de una página web, el emprendimiento de un negocio nuevo, entre muchos otros.

Ahora, para proyectos de más envergadura, está disponible el Microsoft Office Enterprise Project Management (EPM), que incluye: Microsoft Office Project Professional, Microsoft Office Project Server y Microsoft Office Project Web Access.

¿Cómo funciona el MS Project?

Esta aplicación de software permite planificar, administrar y controlar las actividades que conforman un proyecto, haciendo uno de gráficas, tablas, listas y resúmenes, mediante las cuales se pueden tomar decisiones con respecto al avance o retroceso, de una tarea en particular y como afecta a la consecución de todo el proyecto.

Acciones a controlar en MS Project

• Calendario: mediante esta opción se puede llevar el control de los días de la semana que durará el proyecto, días de descanso, horario laborable, precio por jornada o por trabajo realizado. Existen plantillas pre diseñadas o bien se puede generar un calendario propio.

• Actividades: en esta sección, se detallan todas las actividades que conforman al proyecto así como la duración de cada una de ellas, este apartado debe de ser llenado a conciencia, a fin de no olvidar ninguna, adicionalmente se controlan aspectos por cada actividad como:
  • Secuencia de actividades.
  • Tareas y subtareas.
  • Los recursos a necesitar.
  • El costo por hora o por jornada de cada uno de los recursos a necesitar.
  • Disponibilidad de recursos y costo presupuestado sobre una tarea en particular.
  • Los responsables de cada actividad.
  • Porcentaje de avance o retroceso.
  • Anotaciones adicionales que permitan una mejor consecución.

• Vistas: de manera original se presenta un diagrama de Gantt, pero pueden utilizarse las plantillas definidas en el software para:
  • Controlar costos.
  • Asignar recursos.
  • Revisar el avances del proyecto.
  • Calcular utilidades obtenidas.
  • Determinar riesgos del proyecto.
  • Impacto de la postergación en hitos.
  • Generar diagrama de redes.
  • Generar diagrama de Pert.
  • Generar diagrama de relaciones.
  • Generar Gantt de seguimiento.
  • Administrar el uso de tareas.
  • Calcular el gráfico de recursos.
  • Presentar informe de barras.

Importancia de la gestión de proyectos

Las opciones informáticas para administrar proyectos nos permiten tener la seguridad de que todos los recursos pueden utilizarse eficaz y eficientemente, prevén el impacto que pudieran tener las decisiones a tomar y muestran de manera gráfica como el proyecto puede o no lograr el objetivo.

Seguimiento a un proyecto

Tanto las soluciones manuales como las informáticas tienen un enorme problema: si el usuario no proporciona la información veraz y oportuna para la realización de cada una de las tareas, no es posible generar una solución adecuada a la problemática planteada.

De igual manera, si no se realiza el seguimiento a tiempo, las aplicaciones informáticas por más robustas que sean, no proporcionaran el resultado y el éxito deseado.

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