MS Project, software de gestión de proyectos

Desde un curso de verano hasta un proyecto completo y formal, esta aplicación informática puede ser la diferencia entre el éxito y el fracaso.

Siempre se espera tener éxito en todos los proyectos que se emprenden, pero la realidad es completamente diferente, al final las personas se preguntan ¿Qué fue lo que pasó? ¿Qué fue lo que no consideraron?¿Por qué a pesar de haber empezado con un capital terminaron teniendo pérdidas monetarias?

La respuesta a las anteriores interrogantes se resuelven de manera sencilla: no se realizó una adecuada planificación y seguimiento del proyecto emprendido.

Definición de proyecto



Según el Project Management Institute (PMI) un proyecto es: “Una tarea temporal desarrollada para crear un producto o servicio único. Temporal quiere decir que cada proyecto tiene un comienzo definitivo y una terminación definitiva. Único quiere decir que el producto o servicio es diferente de alguna manera distintiva de todos los proyectos o servicios similares”.

Objetivo de la gestión de proyectos

Antes de empezar un proyecto el usuario debe hacerse las siguientes cuestiones: ¿Qué se quiere hacer?, ¿cómo se quiere hacer?, ¿cuándo se necesita hacer?, ¿qué cantidad de recursos es con los que se cuenta para iniciar actividades? y ¿en qué plazo es necesario cumplir la actividad?

Basándose en las anteriores interrogantes, el usuario deberá de plantearse objetivos generales y específicos, no olvidando que estos, deben ser medibles, cuantificables y alcanzables.

Estos objetivos deberán satisfacer y exceder las necesidades y expectativas de los usuarios a los cuales va dirigido el proyecto.

Opciones informáticas para la planificación de proyectos

En el mercado existen muchas opciones para realizar esta activad, una de las más sencillas y que viene unida a la suite de MS Office y se llama Microsoft Office Project. Este software aplica procedimientos descritos en el PmBok (órgano de gestión del conocimiento) del PMI (Project Management Institute).

Es una aplicación fácil de manejar, de interfaz intuitiva que permite generar, desarrollar y seguir las actividades de un proyecto, sea de aplicación sencilla, como bien podría ser un curso de verano, una fiesta infantil, la administración del hogar; o bien toda una aplicación formal, como la construcción de una casa, el desarrollo de una página web, el emprendimiento de un negocio nuevo, entre muchos otros.

Ahora, para proyectos de más envergadura, está disponible el Microsoft Office Enterprise Project Management (EPM), que incluye: Microsoft Office Project Professional, Microsoft Office Project Server y Microsoft Office Project Web Access.

¿Cómo funciona el MS Project?

Esta aplicación de software permite planificar, administrar y controlar las actividades que conforman un proyecto, haciendo uno de gráficas, tablas, listas y resúmenes, mediante las cuales se pueden tomar decisiones con respecto al avance o retroceso, de una tarea en particular y como afecta a la consecución de todo el proyecto.

Acciones a controlar en MS Project

• Calendario: mediante esta opción se puede llevar el control de los días de la semana que durará el proyecto, días de descanso, horario laborable, precio por jornada o por trabajo realizado. Existen plantillas pre diseñadas o bien se puede generar un calendario propio.

• Actividades: en esta sección, se detallan todas las actividades que conforman al proyecto así como la duración de cada una de ellas, este apartado debe de ser llenado a conciencia, a fin de no olvidar ninguna, adicionalmente se controlan aspectos por cada actividad como:
  • Secuencia de actividades.
  • Tareas y subtareas.
  • Los recursos a necesitar.
  • El costo por hora o por jornada de cada uno de los recursos a necesitar.
  • Disponibilidad de recursos y costo presupuestado sobre una tarea en particular.
  • Los responsables de cada actividad.
  • Porcentaje de avance o retroceso.
  • Anotaciones adicionales que permitan una mejor consecución.

• Vistas: de manera original se presenta un diagrama de Gantt, pero pueden utilizarse las plantillas definidas en el software para:
  • Controlar costos.
  • Asignar recursos.
  • Revisar el avances del proyecto.
  • Calcular utilidades obtenidas.
  • Determinar riesgos del proyecto.
  • Impacto de la postergación en hitos.
  • Generar diagrama de redes.
  • Generar diagrama de Pert.
  • Generar diagrama de relaciones.
  • Generar Gantt de seguimiento.
  • Administrar el uso de tareas.
  • Calcular el gráfico de recursos.
  • Presentar informe de barras.

Importancia de la gestión de proyectos

Las opciones informáticas para administrar proyectos nos permiten tener la seguridad de que todos los recursos pueden utilizarse eficaz y eficientemente, prevén el impacto que pudieran tener las decisiones a tomar y muestran de manera gráfica como el proyecto puede o no lograr el objetivo.

Seguimiento a un proyecto

Tanto las soluciones manuales como las informáticas tienen un enorme problema: si el usuario no proporciona la información veraz y oportuna para la realización de cada una de las tareas, no es posible generar una solución adecuada a la problemática planteada.

De igual manera, si no se realiza el seguimiento a tiempo, las aplicaciones informáticas por más robustas que sean, no proporcionaran el resultado y el éxito deseado.